Hála az asszisztenseknek a tárgyalás lebonyolítása nem a főnökség és a vezetőség dolga. Milyen jó is ez, mert bizony nem kis munkával tud járni, míg eljutunk a megbeszélés napjáig.

Természetesen a tárgyalás céljának, és sok esetben az időpontjának a kitűzése is a felsőbb vezetők dolga, de itt még egyáltalán nem ért véget a szervezés. Egyeztetnie kell a segítőknek, hogy mi legyen a helyszín, azon belül mekkora igények vannak a tárgyalót illetően. Amennyiben a cég nem rendelkezik saját összeülésre alkalmas hellyel, akkor jöhet a tárgyaló bérlés. Ezt a témát is érdemes jól körbe járni, ha valaki elsőre keres tárgyalót. Figyelembe kell venni, hogy milyen jellegű, mekkora szabású rendezvényre fog sor kerülni. Lehet előadó féle, lehet pár fotellal ellátott kis hangulatos szoba, és iskolapadra emlékeztető egyszerű fapados megoldás is. Az asszisztenseknek mindezt egyeztetve a tárgyaló kiadójával és a főnökséggel, le kel foglalja a helyet.

Amikor a tárgyaló ki van bérelve, megvan az időpont, jöhet, hogy kik a meghívottak, illetve hogy szükséges-e e-mailben, vagy levélben értesíteni a feleket a megbeszélés részleteiről. Továbbá körbe kell járni azt a kérdés kört is, hogy szükség van-e egyénenként jegyzetfüzetre, tollra, táblára és táblafilcre, vetítőre, TV-re, vagy bármi más technikai berendezésre. Valamint a vendégek étel és ital utánpótlása is kérdés lehet a szervezők számára.

Ha mindez le van zongorázva, és eljön a nap, akkor mehet a tárgyalás!